S spoštovanjem … ali kako pravilno končati poslovna pisma

Ko pišemo preveč impresivno in ko je naša zadnja beseda pretirana in neprimerno uradna? Avtor metode poučevanja poslovne angleščine Natalia Tokar posebej za Marie Claire pove, kako hierarhija podpisov dejansko deluje.

Ko sem bil magisterij v Nemčiji, sem vprašal isto vprašanje – kako končati pismo v nemščini, ko sem napisal prošnjo za rektorja, pošljite življenjepis delodajalca ali povprašajte neznane sošolce, ki so prosili, ki jih filmske teorije. V angleščini bi lahko vse naredil (zdelo se mi je tako), nemški pa je bil nov jezik, na katerem sem govoril veliko bolje kot sem napisal. Vsakič, ko ga je Google “shranil”, nato pa se je izkazalo, da je samo pokvaril moj odnos z ljudmi. Nisem razumel, kako deluje hierarhija podpisov. Ko pišem preveč impresivno in ko je moja zadnja besedna zveza v pismu pretirana in neprimerno uradna? Vem, da je to hierarhično veliko ljudi, ki komunicirajo s strankami, partnerji in vlagatelji v angleščini, tudi nerazumljivo. Na kaj mislim? Oglejmo si primer, kako začeti pisati.

Ime vprašanja

Standardna napaka je, da se besedna zveza prevede v ruščino do vejice. Na primer: “Pozdravljeni, g. Peter! “Ali” Hello, Peter! «V angleškem ne dajo vejico pred zdravljenjem in po koncu dobrodošlico boste redko videli klicaj, če ne pišete v stilu naročju prijatelja” Hej, ti! “Ali pa:” Hej Mike! “

Standardno obravnavanje poslovne korespondence se začne z “Dragi” in se konča z vejico. Obstajajo možnosti za “Spoštovani g. Jones, “” Dragi James “ali” Dragi prijatelji “, če se obračate na naročnike, kolege ali drugo skupino ljudi. “Spoštovani, priporočamo, da ga uporabite, če ne morete vedeti imena osebe, ki vam lahko pomaga. Če obstaja takšna možnost, vendar niste uporabili, bo vaše pismo verjetno letelo v smeti. Če v svoj povzetek napišete spremno pismo in ne poznate imena strokovnjaka s področja HR, ki ga bo prebral, si oglejte težave (Google običajno ve in je pripravljen pomagati). Če pošiljate VIP-povabil na konferenco, še posebej ne zapustite besede po “Dragi” brezosebni. Ljudje se všeč, ko jih imenujemo po imenu, in to je splošno sprejeta norma, ki odraža vljuden, pozoren odnos do človeka.

Iz “prijaznega objema” – v hladni bazen “stikov”

Na tem mestu ponavadi postavljam vprašanje: Kako naj jih imenujem? “Gospod” ali lahko samo “John”? Gospodična ali gospa? Skratka, obstajata dve pravili:

  1. Če se obrnete k ženam, vedno napišite gospo (miss), da bi se izognili celo nagovoru konflikta ali nesporazuma. To zdravljenje je sprejemljivo za ženske vseh starosti in vsak zakonski stan.
  2. Vedno se obrnite na osebo, ko se je predstavil sam. Če se je predstavil kot John, mu lahko pišete »Dragi John«. Če se je ponovil kot John Smith, ne skrajšajte razdalje pred časom in izpuščajte besedo “Gospod”. Začnite pismo z besedami: “Spoštovani g. Smith. ” Enako pravilo deluje nasprotno. Če je prva črka vas pozdravi v stilu “Dragi John”, in potem nenadoma odločil, da se nič ne obravnavati zgolj po imenu (s sedežem v vzhodni Evropi, morajo biti vljuden), in naslednjič, ko je napisal “Spoštovani gospod Smith “, nenadoma označite razdaljo. Včasih izgleda komično in včasih lahko povzroči nesporazum. Ponavadi se oddaljimo od ljudi, s katerimi se ne ukvarjamo, ali ki smo presegli kreditno zaupanje.

V Ruski bi izgledalo nekaj takega. Najprej napišete: “Zdravo, Vasya!”, Ti odgovarja v prijazen ton in opozarja: “Vabim te na kosilo! Vasya. ” In naslednje pismo Vasji začnete z besedami: “Dragi Vasilij Olegovič!” Kaj bi mislili na mestu Vasya? Najverjetneje, Bob odloči, da je ali je napisal nekaj, da ko je bil nenadoma vprašal, da zapustijo območje “prijaznih objem” in poslala nazaj v hladnih bazen “stikov”. John bo enako mislil. Torej, če delate s tujci, bodite pozorni na to, kako so zastopani ljudje, ko ste spoznali ljudi in kaj podpise dani v svojih pismih.

Preprosto najboljše

Zdaj pa o podpisih. Obstaja veliko možnosti in vsi pomenijo nekaj. Kaj, na primer, pomeni beseda “najboljša”? V isti magisteriji smo imeli profesorja iz ZDA, ki je vedno končala svoje pošte kot “najboljša, Susan”. V tistem času zame je bilo povsem novo pravilo bontona v angleščini, kar sem mislil, da sem zelo dobro vedel.

Izkazalo se je, da je to najvarnejša možnost za zaključek poslovnih pisem. Hierarhija barv izgleda takole:

“Želim vam vse najboljše, Susan”, “Vse najboljše, Susan” in “Best, Susan”

Prva možnost je najbolj uradna. Postopoma se premikate po tretji možnosti. Če razpravljate o tem, kdo in kako jutri bo predstavil projekt, ste že med seboj izmenjali pisma 25 krat, je neumno, da vsakič pišete »Želim vam vse najboljše«. Tudi “najboljši” bodo odveč. V zadnjih izdajah je Bloomberg zapisal, da ljudje danes obravnavajo e-poštna sporočila bolj kot besedilna sporočila, še posebej, če je korespondenca v realnem času. To pomeni, da takoj odgovorite na vprašanje. Popolnoma sprejemljivo je pustiti takšna pisma brez pozdravljanja in brez vljudnega slovesa.

Še posebej z vedno večjo priljubljenostjo storitev, kot je Slack, so e-poštna sporočila bolj podobna besedilnim sporočilom: ljudje ne pozdravljajo in se ne poslovijo, takoj pridejo v posel. Kljub temu, ko napišemo pismo potencialni stranki, partnerju ali delodajalcu, pravila o bontonu še vedno veljajo. Ne pozdravljajte se in se ne poslovite od osebe, ki jo pišete prvemu (in celo drugemu) času, kljub temu pa je neumna.

Največ ali najtoplejše spoštovanje

Najbolj priljubljena možnost v ruskem jeziku je slovo v pismu – “najlepša hvala”. Vse se začne z njim, še posebej, če gre za hladno pismo in v življenju niste nikoli srečali prejemnika. Ta možnost pomeni, da ste vljudni, vendar obdržite razdaljo. On je brezoseben in ne izraža nikakršne zveze s sogovornikom. Kasneje se ljudje obračajo na “prijazne sanje”, kar kaže, da obstaja več zaupanja v odnos. “Topli pogledi” ali “najtoplejši pogledi” so lahko preveč “topli” slovo, če razpravljate o možnostih za dobavo opreme. Pogosteje kot ne, ljudje hitro preidejo na preprosto “spoštovanje” in ga pustijo za vse priložnosti. Isti Bloomberg piše, da sta “spoštovanje” in “najboljša” dva najbolj nevtralna in zato najbolj priljubljena pot do zaključka pisem.

Kaj pa ostalo? Ali je “iskreno” resnično “iskren” ali namerno formalni način, da bi rekel “poslovil”? “Živeti” je primerna, ko delimo fotografije iz podjetja ali tako lahko pišete stranki? V vsakem primeru vaš stil pisanja odraža vaš odnos do sogovornika. Še več, s pomočjo različnih jezikovnih enot je mogoče vzpostaviti ali utrditi najbolj raznolike odnose med ljudmi. Z vami bom delil zaključke iz prave prakse komuniciranja s tujimi strankami, vlagatelji in menedžerji. Preverite lahko tudi s takimi objavami, kot Inc., poslovne Insider, Bloomberg ali obiščite Will Schwalbe, soavtor uspešnice “POŠLJI: Zakaj ljudje e-pošte tako slabo, in kako to storiti boljše» v. Podajajo zelo podobna priporočila.

Torej bomo analizirali vsako različico posebej

«S spoštovanjem» – verjetno najstarejša in najbolj uradna različica. Izraža globoko spoštovanje sogovornika. Ta beseda je v državah Bližnjega in Srednjega Vzhoda sprejemljiva, v zahodni kulturi pa je redka in se uporablja le pod pogojem, da začnete pismo z besedami “Spoštovani gospod”.

«S spoštovanjem» ali «S spoštovanjem» – to je primerna možnost, če morate biti še posebej vljudni, vendar ne več. Tukaj ni “topline” ali “iskrenosti”. Zato se pismo konča z odvetnikom, ki vas bo še vedno izpostavil nepredstavljivemu računu ali osebi, s katero imate nesoglasja v poslu, vendar je smiselno še naprej sodelovati in ohranjati poklicno razdaljo. Zato je možno in potrebno, da dopolnite dopis potencialnemu delodajalcu. Torej se pismo naloži, ki se je začelo s sklicevanjem po imenu (“Dragi John” / “Dragi gospod Jones”).

En odtenek: «S spoštovanjem» res lahko odraža vaš drhtav in iskren odnos do osebe, če pišete e-pošto sogovorniku, družinskemu članu ali zelo bližnjemu prijatelju. Toda, ker je ta stolpec namenjen poslovnemu komuniciranju, se bom osredotočil na točno tisto, kar vam jutri lahko koristite v pisarni.

“Najboljši” – najvarnejša in najbolj priljubljena možnost v poslovnem dopisovanju med angleškimi govorci. Če ste v dvomih, vnesite te štiri črke, vejico in vaše ime.

«Hvala» – tudi varna, a dolgočasna možnost. Ljudje pišejo “hvala” povsod, tudi če se vam za nič ne zahvaljujejo, zato ga uporabite, ko res želite reči “hvala”. Dodajte klicaj – »Hvala!« Da bi pokazali, da niste samodejno pisali te besede.

«Veliko hvala» – to je dobra izbira, če je oseba pomagala ali obljubila, da vam pomaga, in iskreno želite izraziti hvaležnost. V drugih primerih se zdi stereotipno in neizprosno.

TTYL, TAFN, itd. Torej ne pišite, ne glede na to, kako bi radi pokazali, da poznate te okrajšave. TTYL (“pogovor z vami kasneje”) ali TAFN (“to je vse za zdaj”). Take možnosti so nestrokovne in lahko sramotijo ​​sogovornika, ki jih ne pozna ali se ne uporablja za tak način sporočanja (Outlook ni poslanec).

«V prihodnosti». To frazo je smiselno uporabiti, če boste kmalu videli osebo, se srečali v Skypeu ali razpravljali o projektu po opravljenih spremembah v telefonu. V drugih primerih je bolje, da ga ne uporabljate.

“Govori z vami kmalu” / “Pogovor kmalu” – prva možnost je bolj formalna, druga – bolj preprosta. Uporabljati jih je treba, če se kmalu pogovarjate s to osebo. V nasprotnem primeru je neizprosen in ne bo izboljšal vašega odnosa z drugo osebo.

«Kmalu» – zato pišite, ko v pismu niso dali vseh podatkov in obljubili, da napišete drugo – z dodatki in odgovori na preostala vprašanja. Če tega ne boste storili, je bolje, da poskusite pisati vse hkrati, kot da bi bili znani kot oseba, ki govori in ne. Obljubljaj malo, naredi veliko.

“XX” – To možnost je treba uporabljati previdno, zato je bolje, da se sami ne zaženete. V poslovni korespondenci sploh ne uporabljam. Obstajajo številni strokovnjaki, ki se strinjajo z menoj. Vendar pa obstaja tudi mnenje, da je v nekaterih primerih ta podpis ustrezen. Na primer, «Alisa X” -. Možnost za prijazne, še strokovnih zapiskov ali pisem, če ti “so prijateljstva” oblikovali Če ne, ne nagnili usodo in ne barve prva dva križa, ki pomeni «Kisses» ..

XOXO – ta možnost je popolnoma nesprejemljiva in pomeni “poljub in objem”. Pustite jo za tesne prijatelje in tiste, s katerimi želite flirtati.

Živeti – možnost, ki ameriški signalizira, da ste najverjetneje iz Anglije ali iz Avstralije ali se pretvarjate, da ste povezani s temi državami. V ZDA se tak podpis zelo redko uporablja. Strokovnjaki priporočajo, da se sprašujejo: “Ali bi to besedo naglas govorili v obrazu druge osebe?” In če ne, ga ne uporabljajte kot podpis.

[“Vaše ime”] – Če pismo izpolnite preprosto z vašim imenom, je to precej “mrzlo” in “kruto” način, da se poslovite. Kljub temu je vredno dodati nekaj, preden opomniš osebo, kako je tvoje ime, in tako izkazati svoj odnos do vašega sodelovanja – sedanje ali potencialne.

Prvi začetni (npr. »A«) – nekateri v podpisu ne napišejo polnega imena, temveč le eno črko. Če se spomnite, sem na začetku članka navedel, kako s podpisovanjem črk določite, kako boste zdravljeni. Če oseba konča na koncu, je težko povedati, kaj to pomeni. Kako rešiti to? Will ali William? Ali Wolfgang? Z Airbnb sem imel zabaven incident. Rezerviral sem stanovanje, lastnik pa je podpisal svoja pisma z eno črko – “E”. Bilo je zelo neprijetno za začetek vsakega naslednjega pisma z besedami “Hello E”, vendar nisem imel drugih možnosti. Ko smo se spoznali, se je izkazalo, da je to dekle, japonska ženska, njeno ime pa se dejansko imenuje “AND”. Na Japonskem je ime zastopa znakov, vendar ona ne želi zapletati življenja ljudi – v angleščini piše njegovo ime z enim pismom, in dostop je na ta način zahteva.

“Tvoj” – “Tvoja” je prevedena. Takoj se postavlja vprašanje: »Kdo je tvoj?«. To je dokaj nejasno, vendar kljub temu dokaj uradna različica podpisa. To je res pogosto uporablja, vendar pa danes ljudje tako naveličani samodejne odgovore, poštne sezname in pritožb roboti, ki iz pisem, ki jih resnični ljudje pisnih, ki čakajo na pravi človeški poudarkom na osebo. Če želite vzpostaviti odnose z osebo, vlagajte še dvajset dodatnih sekund, da dokončate ta stavek ali izberete drugo možnost, ki vas bo približala sodelovanju in povečala stopnjo zaupanja.

S spoštovanjem – precej težka možnost, in ne iz tega stoletja. Če ne napišete pismo predsedniku, ga lahko pozabite. Če resnično sodelujete s predstavniki državnih organov in duhovščin, morate samo tako podpisati svoje pritožbe – »spoštljivo«.

«Veselimo se zaslišanja od vas» – “Veselim se vašega odgovora” lahko zapiše tisti, ki izpolnjuje zahtevo. Če vprašate, v nobenem primeru ne more končati pismo, ker je, kot si vzamete čas in jih v zelo neugodnem položaju osebe, ki še ni dogovorjeno, da nič za vas.

Pazite – to je normalno, če ste zaskrbljeni zaradi zdravja in dobrega počutja vaših prijateljev in sorodnikov, vendar je v poslovanju ta fraza pogosto odveč. “Tam si poskrbi za sebe” – izgleda, kot da veste o nevarnosti, ki jo čaka, vendar ni.

«S spoštovanjem» – celo radovedna, kako polarna mnenja o tej besedi. 50% strokovnjakov piše: “Sovražim to besedo! Sovražim to! Več sovraštvo, ko pišete, da skrajšano «Rgds”, kot da hočejo, da mi pokaže, da so zasedeni! – so celo napisali dodatno črko enkrat “. Toda obstajajo tisti, ki se navadijo na tak podpis in nimajo nič proti temu. Izraža ničesar, razen vljudnosti, in ne pomeni nobenega sočutja ali toplote.

Upam, da boste, ko boste preučili ta seznam, natančno določili, kateri podpis morate izbrati, ki se nanašajo na sodelavce, vodstvo ali potencialni delodajalec. Ne pozabite, da to niso le besede. Vse kar pravite – glasno ali na papirju – na koncu oblikuje vaš odnos in posledice vašega odnosa z ljudmi. Razviti komunikacijske spretnosti v angleščini.

S spoštovanjem (to ni formalnost, iskreno želim pomagati vam) Natalia Tokar.

O avtorju:

Natalia Tokar,  ustvarjalec centra za usposabljanje UpSkillMe Business English za Ambitious Minds, avtor edinstvene metode poučevanja angleščine, upskillme.ru

  1. Kako končno govoriti angleško
  2. Ekaterina Vinokurova o očetu Sergeju Lavrovu, dela na Christiejevem in njegovem projektu Smart Art
  3. Kako izvajati sanje z oznako # nemogoče

Fotografija: Getty Images